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課程介紹

想成為上司的得力助手，卻不知如何才能做得優(yōu)秀？看著上司每日繁忙，想輔助他做更多的工作，卻不知如何下手？面對上司，卻不知自己在他心目中的價值是多少？輔助上司的工作，很多時候不知道如何去行使“權(quán)力”？遇到跨部門的溝通、協(xié)調(diào)問題，總是困難重重？整天忙得暈頭轉(zhuǎn)向，卻只有苦勞沒有功勞，如何讓行政管理工作更有效率？想快速提升行政管理能力，卻苦于沒有專項的培訓(xùn)課程？為此，我們特別為存在上述行政管理工作困擾的人士量身定做了本次課程，通過一天的集中訓(xùn)練，全方位提升行政管理人員的認(rèn)知水平和實操能力。

培訓(xùn)受眾：

機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位總經(jīng)理秘書、助理、行政從業(yè)人員，以及所有需要提升行政辦公技能的其他部門職員等

課程收益：

1.明確行政管理必須掌握的各項專業(yè)知識

2.提升公文寫作方法與技巧

3.策劃和組織大型會議與活動

4.更有效益地進(jìn)行時間管理

5.了解不同風(fēng)格的溝通方式，提升高效溝通技巧，提高關(guān)系協(xié)調(diào)能力

6.正確管理情緒與排解壓力

課程大綱：

第一講：行政統(tǒng)籌管理的定位

一、什么是行政？

二、行政的5大職能

三、行政管理工作的特點(diǎn) — 協(xié)與調(diào)的藝術(shù)

四、重新認(rèn)識行政管理工作內(nèi)容

五、基層、中層、高層行政管理工作的重點(diǎn)

第二講：行政統(tǒng)籌綜合管理

一、辦公室管理制度的建立與推行

1.大型企業(yè)和中小型企業(yè)辦公室管理制度的區(qū)別

2.如何制定具體的管理制度：5大要素

案例：《固定資產(chǎn)管理制度》

二、辦公室環(huán)境管理

1.辦公環(huán)境要素：綠化、空氣、光線、安全、設(shè)備、聲音、色調(diào)

2.5S管理

互動：現(xiàn)場5S管理

3.辦公室布置原則：規(guī)范與美觀的平衡

案例：《這樣的辦公室，能做得更好些嗎？》

三、辦公文檔、辦公設(shè)施與日常用品的管理

1.不同文檔的具體管理方法：信件、文書、電子文檔、名片等

2.辦公設(shè)備和公共設(shè)施的日常管理

3.文具等辦公用品的采購和預(yù)算

4.固定資產(chǎn)管理

四、后勤崗位員工管理

難有亮點(diǎn)卻容易有紕漏的工作節(jié)點(diǎn)：前臺、車輛、食堂、保安、清潔、醫(yī)務(wù)、雜志

五、公共關(guān)系管理

1.如何與媒體共舞：自媒體、網(wǎng)絡(luò)媒體下的新變化

2.如何與政府溝通：八項規(guī)定和六項禁令后

3.面對突發(fā)公關(guān)事件的軟處理與硬處理

第三講：企業(yè)實用公文寫作

一、公文寫作概述

1.公文的類別和行文關(guān)系

2.公文寫作四大原則

3.公文寫作六大步驟

1）制定行動目標(biāo)：主動目標(biāo)與被動目標(biāo)

2）決定正式程度：公文正式程度由什么來體現(xiàn)？

3）設(shè)定總體風(fēng)格：公文的游說矩陣

4）選擇層次結(jié)構(gòu)：連貫式、并列式、分析問題式等

5）列出大綱：提綱法和輻射法

6）撰寫初稿

4.公文寫作的規(guī)范：格式、時間、空間、職務(wù)、數(shù)字、層次及計量單位等

案例：《常見錯誤解析》

二、企業(yè)常用公文的寫作

8類不同公文的性質(zhì)和作用

1）通知：《國務(wù)院通知》

2）請示與報告：相同與不同之處

3）批復(fù)：具體的答復(fù)意見

4）函：邀請函、感謝函、復(fù)函等

5）會議紀(jì)要：詳細(xì)與摘要式記錄

6）工作總結(jié)：《外商協(xié)會工作總結(jié)》的巧妙之處

7）工作計劃：目標(biāo)的重要性

8）演講稿：開頭、主體和結(jié)尾

第四講：有效的會議/活動管理

一、導(dǎo)致會議低效的原因

1.企業(yè)會議常見的問題：參而不議，議而不決，決而不行，行而無果

2.原因如下：認(rèn)識不到，重視不夠，準(zhǔn)備不足，組織不好，技巧不佳，落實不力

二、高效會議前的準(zhǔn)備工作

1.是否需要開會？

案例：生產(chǎn)車間著火了要開什么會？

2.準(zhǔn)備工作的重要性

1）會議準(zhǔn)備的5W1H

2）會議準(zhǔn)備內(nèi)容核對單

3）會場布置的準(zhǔn)備

4）主持人的4個準(zhǔn)備工作

三、成功會議中的五大策略

1.如何做開場白

情景模擬：主持人的開場白

2.如何分配發(fā)言時間

3.如何掌握議事進(jìn)度

4.如何達(dá)成會議決策

1）彼德·德魯克決策法

2）4種群體決策：權(quán)威、少數(shù)服從多數(shù)、共識、無異議

3）4種團(tuán)隊決策法

案例分析：《工藝重組的討論會》

5.如何圓滿結(jié)束會議

四、如何成為優(yōu)秀的會議主持人

1.把控好會議的三個階段

1）開始階段 – 熱身

2）進(jìn)行階段 – 熱炒

3）收尾階段 – 熱心

2.如何應(yīng)對會議中發(fā)生的意外

五、會議記錄與會后跟進(jìn)

1.會議記錄者的功能和勝任條件

2.對會議記錄的建議和歸檔

3.如何進(jìn)行會后跟進(jìn)

4.自我評定

5.如何提高下次會議質(zhì)量

第五講：時間管理與行政管理

測試：你對時間的掌控程度

一、如何理解時間？

二、時間的四大特性

三、4代時間管理理論

四、時間管理的本質(zhì)是—自我管理！

五、時間殺手在哪里

案例：《任經(jīng)理為什么時間不夠用？》

六、時間管理的原則

1.帕累托原則（80.20法則）

2.優(yōu)先矩陣原則

3.優(yōu)先矩陣的陷阱與時間分配

七、行政管理中，對效益而言，效能、效率和勤懇哪個更重要？

1.關(guān)注效能，要事第一

2.關(guān)注效率，一次做對

3.關(guān)注勤懇，目標(biāo)牽引

八、時間管理的具體實施

1.設(shè)定事項清單（設(shè)定目標(biāo)）

2.排定優(yōu)先順序（來源于長期目標(biāo)?。?/p>

3.時間安排（再次設(shè)定完成期限）

4.具體實施（提高效率）

5.效果檢視（每晚回顧）

練習(xí)：下周的行政工作安排

第六講：行政工作中的溝通技巧

一、DISC溝通風(fēng)格及其優(yōu)勢和局限

診斷測試：我是哪種溝通風(fēng)格？

1.DISC之D型：駕馭型/老虎型

2.DISC之I型：表達(dá)型/孔雀型

3.DISC之S型：親和型/考拉型

4.DISC之C型：分析型/貓頭鷹型

案例：《在期限內(nèi)發(fā)送重要文件》

二、分析及總結(jié)四種風(fēng)格溝通策略

小組討論：如何與不同風(fēng)格的人溝通

第七講：情緒與壓力管理

一、如何處理工作上的負(fù)面情緒

1.憤怒管理的秘訣

2.如何管理壓力

二、遇到挫折，如何自我激勵

1.如何建立樂觀思維

情景練習(xí)：樂觀三部曲

2.心情愉快的行政人員帶來高效團(tuán)隊業(yè)績

王老師

行政管理訓(xùn)練專家，福建省禮儀協(xié)會理事，DISC認(rèn)證講師/測評師，廈門人才中心特約講師，廈門大學(xué)特聘講師，中國女性形象工程特邀禮儀專家，廈門海峽導(dǎo)報《商務(wù)禮儀》專欄作者，16年知名跨國企業(yè)員工管理與培訓(xùn)經(jīng)驗，廈門大學(xué)外文系英語專業(yè)學(xué)士（能雙語授課）。曾任柯達(dá)(中國) 行政主任、采購經(jīng)理、內(nèi)訓(xùn)講師、總經(jīng)理秘書，林德(中國) 總裁辦公室主任等。

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